Prise de notes

13/05/2014 12:38

Les 5 clés d’une prise de notes efficace /

1. Préparer la réunion

Avant de participer à une réunion, renseignez-vous sur le sujet des débats (ordre du jour). En plus de cet ordre du jour, n’hésitez pas à consulter des documents annexes se rapportant au débat. Il est en effet primordial de comprendre les propos de votre interlocuteur pour les retranscrire de façon fluide et structurée. Si la prise de notes se fait sans comprendre, la relecture va s’avérer très laborieuse.

Pour que votre prise de notes soit efficace, il faut également que vous puissiez au préalable déterminer son objectif : prise de décisions, collecte d’informations…

Ce préalable permet de définir un canevas. Pour ce faire, l'outil le plus classique est le tableau matriciel en trois colonnes.

La première contient les idées-forces ;
La deuxième reprend les contenus développés ;
La troisième est dévolue aux commentaires éventuels, aux contacts, aux décisions et aux remarques éventuelles.

Mots clés	Contenus	Remarques

Lors d’une prise de notes pour réaliser le compte rendu d’une réunion régulière, il est souhaitable d’utiliser une matrice préétablie en trois colonnes : problèmes évoqués / décisions prises / qui fait quoi ?

Problèmes évoqués	Décisions	Qui fait quoi

Si vous souhaitez prendre des notes, mais également intervenir durant la réunion, ajoutez une quatrième colonne au tableau pour y noter au préalable les sujets que vous allez aborder.

Interventions	Problèmes	Décisions	Qui fait quoi

Durant la réunion, il suffira de reporter dans vos notes, à l'aide d'un système de flèche, vos interventions. Et vous n'aurez plus qu'à noter les réactions ou commentaires suscités.

2. Utiliser des abréviations

Inutile d’utiliser le lexique complet des abréviations et contentez-vous des abréviations les plus courantes telles que ° pour les terminaisons en 'ion' ou celles des termes scientifiques. L'usage d'un glossaire lié à votre profession est toutefois recommandé.

3. Séquencer la prise de note

La prise de notes doit se faire en quatre temps :

Ecouter ;
Comprendre ;
Synthétiser ;
Noter.

Répétez cette séquence chaque fois qu'une idée forte est identifiée dans le discours. Durant cette écoute, votre mémoire doit fonctionner à la manière de la mémoire tampon d’un ordinateur, pour stocker l'information à court terme.

Ce rythme binaire – écoute/écriture - a l'avantage de stimuler votre concentration.

Le fait d’écrire permet également de focaliser votre attention sur le discours de votre interlocuteur et de ne pas en perdre le fil. Durant cette écoute/prise de notes, votre capacité de mémorisation est très sollicitée. Un peu d'entraînement n’est dès lors pas superflu, car la mémoire peut fatiguer très vite.

EXERCICE

Écoutez un journal télévisé sans prendre de notes. À la fin de chaque séquence, retranscrivez ce que vous avez retenu… avant de passer au suivant. Les débuts seront laborieux, mais vous constaterez que votre capacité à mémoriser va sensiblement s’améliorer.

4. Faciliter la relecture

Si vous assistez à une réunion ou une conférence dont vous ignorez à l'avance le contenu précis, vous serez amené à prendre des notes de façon informelle. Pour cet exercice, il est recommandé de recourir à la technique du Mind Mapping (carte heuristique) en disposant les idées autour d’un noyau central (le thème de la conférence).

Il convient d'utiliser un système d'arborescence, au centre duquel on place l'idée-clé, celle qui d'emblée nous est apparue comme transversale à toutes les autres.

On y attache ensuite les autres idées importantes, sous forme de branches, en spécifiant le lien. Ce système permet, au moment de rédiger le compte rendu, de définir facilement un angle, de repérer les redondances et de hiérarchiser les différentes informations relevées.

Durant votre prise de notes, n’hésitez pas à mettre en exergue les formulations structurantes comme "d'une part / d'autre part", "dans un premier temps". Ces mots outils facilitent la relecture et la compréhension du plan suivi par l'orateur.

5. Adopter votre propre "méthode"

Il ne faut pas perdre de vue que l'écriture a une dimension à la fois personnelle et créative. Il s’agira dès lors de créer votre propre système d'écriture en piochant dans les glossaires et techniques existants, en adaptant les tableaux de notes aux différentes situations professionnelles et en inventant tout ce qui est nécessaire.